Dos rastros materiais da informação à normalização e diretrizes arquivísticas

A aventura prática e intelectual da produção, organização e acesso aos arquivos

From the information’s material tracks to the archival standardization and guidelines: the practical and intellectual adventure of production, organization of, and access to archives / De los rastros materiales de la información a la estandarización y directrices archivísticas: la aventura práctica e intelectual de la producción, organización, y acceso a los archivos

Georgete Medleg Rodrigues

Doutora em História Contemporânea pela Université de Paris (Paris IV – Sorbonne). Professora associada do curso de graduação em Arquivologia e do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Universidade de Brasília (UnB), Brasil.

georgete@unb.br

Resumo

Breve histórico das práticas arquivísticas, de modo a demonstrar a necessidade de registro e de organização das informações arquivísticas desde muito cedo. Discute como, ao longo do século XX, há uma busca de aperfeiçoamento dessas práticas, de elaboração de sistemas de representação e instrumentos de pesquisa, e de normalização terminológica, com destaque para o papel do Conselho Internacional de Arquivos, para consolidar o conhecimento arquivístico e torná-lo compreensível, acessível e compartilhado.

Palavras-chaves: organização da informação; normalização arquivística; instrumentos de pesquisa; Conselho Internacional de Arquivos.

Abstract

Brief history of the archival practices in order to demonstrate the need for recording and organizing archival information from an early age. It discusses how, throughout the 20th century, there has been a search to improve these practices, to develop systems of representation and finding aids, and terminology standardization, with emphasis on the role of the International Council of Archives, to consolidate archival knowledge and make it understandable, accessible and shared.

Keywords: organization of information; archival standardization; finding aid; International Council on Archives.

Resumen

Breve histórico de las prácticas archivísticas de modo a demonstrar la necesidad de registro y de organización de las informaciones archivísticas desde mucho cedo. Discute como, a lo largo del siglo XX, ocurrió una búsqueda de mejora de esas prácticas, de elaboración de sistemas de representación y instrumentos de consulta, y de estandarización de la terminología, con destaque para el rol del Consejo Internacional de Archivos, para consolidar el conocimiento archivístico y hacerlo comprensible, accesible y compartido.

Palabras clave: organización de la información; normalización archivística; instrumentos de consulta; Consejo Internacional de Archivos.

Todas as partes envolvidas nos debates sobre a orientação da arquivologia e do trabalho com os arquivos concordam que a humanidade realmente depende dos arquivos de diversas maneiras. Eles lubrificam as engrenagens da administração e da economia; eles ajudam na prestação de contas [...]; eles fornecem um acesso essencial e inigualável ao que foi feito no passado, mesmo que nossa visão do passado seja mediada pelos propósitos daquele que observa e limitada pelas circunstâncias em que os arquivos são produzidos e transmitidos com o passar do tempo.

Terry Eastwood (2016)

Introdução1

Do ponto de vista filosófico, perguntas como “o que é o conhecimento”, em que “se funda o conhecimento”, ou, ainda, “como é possível o conhecimento”, são “do domínio de uma disciplina filosófica denominada de várias maneiras”: teoria do conhecimento, crítica do conhecimento, gnosiologia, epistemologia (Mora, 2000, p. 538). Neste artigo, não vamos abordar o contexto filosófico do conhecimento. Em relação ao conceito de “informação”, as definições de Lamizet e Silem (1997) e de Buckland (1991) nos parecem complementares para os nossos objetivos. Para Lamizet e Silem (p. 297, grifos nossos), “informação é a inscrição de uma referência socialmente determinada em um sistema formal suscetível de ser objeto de uma difusão e de uma troca na comunicação”, e para Buckland, na perspectiva da “informação-como-coisa”, as informações são “dados, textos, documentos, objetos, eventos, tudo aquilo que se mostra como evidência tangível, perceptível e que é da ordem do que pode ser descrito e classificável” (Buckland, 1991, p. 356, grifos e tradução nossos). É interessante observar que essa “tangibilidade”, logo, materialidade, para alguns autores remete aos “arquivos”, no plural, como “o material documentário, os documentos na sua materialidade” (Klein, 2014).

Por outro lado, consideramos importante recuperar a definição de documento segundo Luis Núñez Contreras, que, nos parece, dá conta de expressar o seu significado. Começando pela etimologia latina do termo, “documento” vem do latim documentum, que por sua vez deriva do verbo docere, que significa “ensinar”. Portanto, um documento, em seu sentido genérico, é tudo que ensina, instrui ou informa sobre algo, independentemente do meio; é um instrumento probatório de qualquer coisa ou acontecimento; um objeto material fruto da atividade humana (Núñez Contreras, 1983). O documento, nos diz o autor, tem uma “especialidade, uma temporalidade, uma causalidade”. O documento, diz ele, tem uma “corporeidade”. O documento pode ser visto como um objeto “corporal, produto da atividade humana nele refletida, que conserva e transmite permanentemente a representação de um fato alheio a ele, alheio ao próprio documento” (Núñez Contreras, 1983, p. 32, tradução nossa). Filtrando ainda mais a definição de documento, o autor apresenta aquela de “documento arquivístico”, que seria a seguinte:

Representação ou reflexo escrito das relações políticas, jurídicas, sociais, administrativas estabelecidas entre os homens tanto no nível privado como oficial [...] o documento existe em cada comunidade humana desde que sua civilização usa a escrita como meio usual para comunicar-se e como veículo habitual de suas relações [...]. Se inclui, pois, neste conceito de documento qualquer escrito que se conserve em um arquivo ou que circule hoje em qualquer instituição pública ou privada ou, por qualquer motivo, esteja em poder de particulares [...] além do valor de testemunho, se acrescenta agora alguma outra conotação relacionada com a atividade que o produziu e com o contexto no qual o documento foi criado. (Núñez Contreras, 1983, p. 33, grifo e tradução nossos)

Por fim, ao escrever sobre a organização do conhecimento – não importa se arquivístico ou outro – não se pode ignorar Paul Otlet. De fato, ao definir os objetivos da disciplina documentação, que ultrapassaria, segundo suas próprias palavras, os da “antiga biblioteconomia”, ele inclui no campo da informação documentos tradicionalmente considerados como “arquivísticos”. Na Introdução (Fundamenta) de seu livro Le livre sur le livre: traité de documentation, publicado originalmente em 1934, Otlet define assim os objetivos da documentação:

Os objetivos da documentação organizada consistem em poder oferecer sobre toda ordem de fatos e de conhecimento informações documentadas: 1º universais quanto ao seu objeto; 2º seguras e verdadeiras; 3º completas; 4º rápidas; 5º atualizadas; 6º fáceis de obter; 7º reunidas previamente e prontas a serem comunicadas; 8º disponibilizadas ao maior número de pessoas. (Otlet, 2015, tradução nossa)

Nesse sentido, este artigo traça, inicialmente, um breve panorama de como as informações registradas, tangíveis, consignadas num suporte e numa escrita, em sociedades determinadas e inseridas numa cadeia de transmissão e num sistema formal (ou normatizado), podem ser situadas em uma espécie de “pré-história” dos arquivos. Sob essa ótica, veremos que as informações sobre as atividades humanas mais longínquas chegam até nós, majoritariamente,2 pelos testemunhos materiais como edificações, objetos, textos, inscrições etc. Em relação aos registros grafados, a invenção da escrita ocorreu pela necessidade da humanidade de registrar e comunicar seus atos, conhecimentos ou sentimentos. Durante milênios, os registros escritos foram a principal materialização da memória individual e coletiva e, por isso, o imperativo de conservá-los. Assim, a escrita e os arquivos estão indissociavelmente ligados.

A escrita, o documento, o arquivo

Segundo Higounet (2003), a escrita, ainda que emudeça as palavras, “não apenas guarda, ela realiza o pensamento que, até então, permanece em estado de possibilidade” (Higounet, 2003, p. 9). Recorrendo a Lucien Febvre, Higounet observa que a escrita “centuplica” a linguagem oral, pois “disciplina o pensamento e, ao transcrevê-lo, o organiza”. Do ponto de vista material, a escrita existe em relação com um suporte. E os suportes, sobre os quais a escrita é registrada, mudaram ao longo da história. Portanto, ao falarmos dos arquivos, dos registros, estamos nos referindo também às mudanças dos suportes e, igualmente, de suas superposições (as tabuinhas de argila, os papiros, os pergaminhos, o impresso, o digital) numa mesma época, em regiões diferentes.

Ao mesmo tempo, quando falamos dos primeiros arquivos, constatamos que eles resultaram de necessidades práticas das cidades e estados organizados. A síntese a seguir baseia-se em Paul Delsalle (1998) e Posner (1972). Palácios e templos reservam espaços para guardar documentos, com predominância de tratados, contratos, atos notariais, testamentos, promissórias, recibos, sentenças de tribunais. Sabe-se que os lugares (depósitos, em linguagem atual) eram de acesso restrito, uma espécie de “santuário”, porque lugares de poder. Como sabemos disso tudo? Graças, sobretudo, à arqueologia, disciplina pouco evocada quando nos referimos à interdisciplinaridade da arquivologia, com as escavações arqueológicas na antiga Mesopotâmia (território atual da Síria e do Irã) nos fornecendo informações preciosas.3 Nas ruínas das cidades de Mari e Ebla (Síria), as escavações de André Parrot, em 1934 e 1939, encontraram vinte mil tabuinhas de argila, com registro de vinte anos de atividades.

Além da identificação dos registros, constatou-se uma “reciclagem” das tabuinhas, ou seja, um reaproveitamento do suporte, prática antecessora do palimpsesto aplicado nos papiros e nos pergaminhos. Dentre os registros encontrados nos dois sítios arqueológicos citados, havia referências à “gestão” de estoques de alimentos, prestação de contas e cartas, tratados, acordos comerciais, crônicas. Só no palácio de Ebla foram localizadas mais de 15 mil tabuinhas de argila. Nesse sentido, ataques de grupos terroristas como o Estado Islâmico, além das inumeráveis perdas humanas na região, acenderam um sinal de alerta em relação ao patrimônio cultural, conforme se noticiou ainda em 2015.4

No Egito, nos arquivos da cidade de Amarna (capital do antigo Egito durante o reinado do faraó Akhenaton, também chamado Amenhotep IV ou Amenófis IV), designada como Akhetaton, “o horizonte de Aton”, situada na margem oriental do rio Nilo, na província egípcia de Al Minya, foram encontradas tabuinhas de argila, com a escrita cuneiforme, em 1887. Esse sítio foi objeto de pilhagens e contrabando para museus de Berlim e Londres. Finalmente, essa relação dos arquivos com a escrita foi simbolizada, no Egito, em um monumento aos arquivos no reino de Séânkhkarê Montouhotep (1982-1979 a.C). A “cabeça de Séchat”, a deusa dos arquivos, é uma escultura considerada “protetora dos escribas”.5

Na Grécia, encontramos os papiros e, em Atenas, os primeiros arquivos de Estado, depositados nas dependências do Senado. Em 350 a.C., vamos encontrar, ainda na Grécia, o Métrôon (templo de Cibele) ou o Arkheîon. Neste último estão depositados as leis e decretos governamentais, atas das reuniões do Senado, documentos jurídicos e financeiros, inventários. Encontram-se aí, igualmente, exemplares das obras dos grandes autores gregos e documentos privados (por exemplo, o testamento do filósofo Epicuro, 341-271 a.C.). É o fato de estarem depositados no Arkheîon que confere autenticidade aos documentos. Em Roma, a administração do Império (extensas possessões territoriais em volta do mar Mediterrâneo na Europa, África e Ásia em torno de 27 a.C. a 476 d.C.) registrou avanços na organização dos arquivos centralizados no Templo de Saturno, onde estavam localizados o Fórum romano e o Tabularium, que era o depósito dos arquivos.

Portanto, as escavações arqueológicas nos oferecem os rastros da intenção organizacional – ou gestão – dos arquivos, revelando aquilo que Luciana Duranti diz sobre os “documentos como provas de ação” (Duranti, 1994). Aliás, segundo Jungen e Sfeir (2019), o historiador britânico Bernard Lewis escreveria, em 1951, que a história do Oriente Médio era escrita basicamente “a partir de fontes literárias e arqueológicas”, caso se quisesse conhecer a história da região para além dos arquivos dos países ocidentais.

As referências anteriores ao mundo ocidental devem-se à necessidade de um recorte por questões de espaço e de tempo. Contudo, no livro Une histoire de l’archivistique, de Paul Delsalle (1998), leitores e leitoras encontrarão um panorama amplo que percorre Ásia, África e as Américas.

Da Idade Média até a Revolução Francesa, em 1789, tem-se, na Europa Ocidental, o cartulário, local de guarda das cartas, isto é, os documentos oficiais. E, numa época de grande poder da Igreja, os mosteiros, como os grandes depositários de documentos. Eruditos como o monge beneditino Jean Mabillon encontraram farto material de pesquisa e estudo e, com isso, puderam lançar as bases da disciplina diplomática, em 1781.

Em síntese, pode-se constatar a existência de práticas milenares de produção de documentos arquivísticos pelas diferentes civilizações, como resultado de necessidades práticas de organização dos registros, tentativas de centralização dos arquivos (depósitos) e uma sucessão de suportes (argila, bronze, madeira, papiro, pergaminho, papel). Os arquivos, desde então, refletem a administração, logo, o poder. A responsabilidade da “guarda” dos arquivos é atribuída a funcionários “superiores”, com domínio da escrita e da leitura, magistrados (Grécia, Roma) e monges (Idade Média).

Estamos diante, então, da materialidade da informação, ou da “informação-como-coisa”, documentos que supõem um suporte, uma escrita, uma língua, um discurso, numa sucessão de “partes” formuladas e reunidas de maneira específica, formando um “ato” que, por sua vez, exige um tipo de discurso para que seu objetivo seja atingido e que deve estar delimitado institucionalmente. Entretanto, o documento de arquivo nunca está sozinho, ele é seguido por muitos outros, em paralelo ou na sequência, uns completando o sentido dos outros para, dessa forma, concretizar um ato. A expressão ainda rudimentar dessa ordem, como dito anteriormente, foi encontrada na forma como as tabuinhas de argila estavam organizadas nos depósitos descobertos nas escavações arqueológicas. E, nesse material, havia também listas, que buscavam, de certa forma, dar sentido, organizar e representar as informações contidas nas tabuinhas. Na terminologia arquivística, um instrumento de pesquisa.

A organização do conhecimento arquivístico: dos instrumentos de pesquisa à normalização arquivística e o direito de acesso em contextos internacionais em mutação

Segundo Hudon e Mustafa El Hadi:

Desde a Antiguidade, a necessidade de dispor de um sistema que permitisse identificar e localizar um determinado documento se fez sentir a partir do momento em que um grande número de documentos tornou-se disponível em um só lugar, em uma mesma coleção. A organização sistemática das coleções foi, durante muito tempo, baseada em critérios físicos, como a forma e o material, embora se observem, em todas as épocas, tentativas de segmentação em grandes categorias que representam assuntos ou gêneros [...]. A organização dos documentos mais em função do assunto do que devido a suas semelhanças foi vista mais ou menos claramente como uma meta a ser alcançada, mas foi preciso aguardar a Renascença para que os sistemas de organização de coleções, com base em outros critérios como forma, cor, nome do autor ou data de aquisição, se expandisse. (2010, p. 15, tradução nossa)

Christine Nougaret, no livro Les instruments de recherche dans les archives, destaca que os instrumentos de pesquisa “são quase tão antigos quanto os arquivos” (Nougaret, 1999, p. 11) e que tanto os inventários quanto os repertórios existem desde a Idade Média. Recorrendo ao Grand dictionnaire universel du XIXe siècle, ela mostra que o termo “inventário” aparece já no ano de 1313, designando um “catálogo”. No Dictionary archives terminology, da Society American Archivists (SAA), de fato, um instrumento de pesquisa (finding aid) é definido como

um auxílio de localização que coloca os arquivos no contexto, consolidando informações sobre a coleção, como aquisição e processamento; proveniência, incluindo história administrativa ou nota biográfica; escopo da coleção, incluindo tamanho, assuntos, mídia; organização e arranjo; e um inventário da série e das pastas. Os recursos de busca também podem descrever um único nível ou um único item. (SAA, s.d., tradução nossa)6

Um longo percurso foi realizado pela arquivologia para encontrar uma forma de representar as informações contidas nos documentos arquivísticos, inclusive que considerasse a materialidade das informações e que, ao mesmo tempo, lhes desse sentido, organizando-as em metadados que orientassem, por exemplo, além dos produtores dos acervos arquivísticos, igualmente os pesquisadores. Adiantamos que não é do escopo deste artigo problematizar a representação da informação arquivística (assim como outras representações intelectuais), seus limites e ocultamentos de grupos sociologicamente minoritários (negros, mulheres, indígenas, LGBTQIA+). De toda maneira, sobre esse aspecto, remetemos às reflexões de Geoffrey Yeo, segundo as quais “cresce o número de críticos que afirmam que as descrições refletem as visões de mundo dos descritores, ou que revelam tanto sobre a mente dos arquivistas quanto sobre os documentos em si” (Yeo, 2016, p. 149).

Dito isso, abrimos parênteses para o método. Numa perspectiva diacrônica, que nos permite sinalizar marcos temporais desse percurso, logo uma cronologia, evocamos o método do historiador Michel de Certeau sobre a escrita da história. Segundo ele, um dos aspectos desse método é a cronologia, pelo “serviço que o tempo presta à história”. É por meio dela que se tem a possibilidade de operar recortes temporais e, assim, situar nosso objeto de estudo sem ser “positivista”. A ideia de uma temporalidade reside na possibilidade de situar e demarcar o tempo histórico, que pode ser sincrônico ou diacrônico; de longa duração. Na perspectiva de Certeau, a história nos permite fazer caminhos inversos, numa dialética constante, entrelaçando presente-passado-presente (Certeau, 1982).

O primeiro acontecimento de nossa cronologia começa em 1910, com a realização do I Congresso Internacional de Arquivistas e Bibliotecários, ocorrido na Bélgica. O evento acontece no mesmo ano e na mesma cidade onde foi realizada a Exposição Universal de 1910.7 Quanto à pauta do congresso, constavam os seguintes assuntos: recolhimento dos arquivos das administrações públicas aos arquivos; princípio de respeito aos fundos; publicação de instrumentos de pesquisa; administração dos arquivos; formação dos arquivistas; problemas relacionados aos arquivos econômicos e privados; arquivos cinematográficos; restauração. Portanto, a questão dos instrumentos de pesquisa estava na “ordem do dia” (Franz, 1984). No seu artigo intitulado “Archivistique et mondialisation: deux constats, un débat”, Didier Grange inclui esse congresso como um dos marcos do que ele considera o início da internacionalização da arquivologia em um mundo globalizado (Grange, 2008-2009). Entretanto, foi preciso esperar o fim da Segunda Guerra Mundial para que o tema fosse retomado.

De fato, a proposta de criação de uma organização profissional internacional voltada para os arquivos8 compreendia: reorganização dos arquivos que sofreram com a Segunda Guerra Mundial; proteção dos arquivos contra futuros acidentes decorrentes de guerras; tratamento dos arquivos nas convenções internacionais; conservação dos arquivos das novas organizações da ONU; e, além disso, o que foram denominadas como “questões técnicas”, a saber: tratamento das grandes massas documentais dos arquivos; novas formas de documentação; reproduções fotográficas de documentos e intercâmbio dessas reproduções; terminologia própria aos arquivos; cooperação quanto à formação dos arquivistas; melhoramento dos instrumentos de pesquisa; e preparação de um novo guia internacional dos arquivos. Vê-se, então, que “ressurge” a questão dos instrumentos de pesquisa, mas, além disso, outro tema aparece, relacionado com a organização dos arquivos: a questão teminológica.

Dessa forma, em 1953, por ocasião do II Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Haia, na Holanda, foi criado um grupo de especialistas para elaborar um glossário que permitisse comunicar e trocar informação e experiências profissionais. Enfatizou-se a necessidade de criação de glossários nacionais. Em 1964, é publicado o Lexicon of archives terminology, com 175 termos em francês, inglês, espanhol, alemão, italiano e holandês. Em 1975, a Unesco, em conjunto com a Sociedade Alemã de Documentação, publica Terminology of documentation. A International Organization of Standardization (ISO – Organização Internacional de Normalização) cria um grupo de trabalho de terminologia dentro do Comitê Técnico 46, dedicado à documentação, com a participação da Unesco, da Federação Internacional de Documentação (FID), da Federação Internacional das Associações das Bibliotecas (Ifla) e do Conselho Internacional de Arquivos (ICA). Sobre a participação do ICA, Tanferri assinala:

Para ser reconhecido por esses comitês e fazer pressão para integrar os arquivos e suas práticas na elaboração de normas, o ICA cria um secretariado para a normalização, a fim de assegurar a ligação com esses grupos de trabalho. Esta criação mostra a importância da normalização (e sua divulgação) para a instituição e seus membros: a ausência do ICA nessas questões iria tirar o poder do ICA sobre o controle de seu vocabulário. (Tanferri, 2014, p. 68, tradução nossa)

Os anos 1960 parecem ser fundamentais para fazer avançar a ideia de normalização e de consolidar uma terminologia da área no contexto de um mundo pós-guerra e de intensificação dos intercâmbios, ou da internacionalização da arquivologia. Para Didier Grange:

É com a descolonização que o ICA verá suas fileiras aumentarem e a origem de seus membros se diversificar. A profissão vive ao ritmo da evolução política e econômica do planeta. Nos anos 1960, em pleno movimento de descolonização, numerosos países, recentemente independentes, buscam soluções para construir seus próprios sistemas arquivísticos. É nesse contexto que os arquivistas americanos organizam em Washington, em 1966, um congresso extraordinário do ICA. Os relatórios apresentados por Aurelio Tanodi [...] e por Charles Kesckeméti [...] destacam a colaboração internacional e o desenvolvimento da arquivologia. (Grange, 2008-2009, p. 73, tradução nossa)

Ademais, gostaríamos de acrescentar que foi justamente em 1966 que os Estados Unidos, depois de mais de uma década debatendo o assunto, aprovaram sua lei de acesso à informação, o Freedom of Information Act (Foia). Já tivemos a oportunidade de destacar esse fato no capítulo de uma coletânea da qual fomos uma das organizadoras. Na ocasião, indicamos o quanto o Foia parece ter sido um fator de mobilização do ICA e dos arquivistas para o enfoque sobre o tema do acesso aos arquivos, este sendo pautado como central logo no início dos anos 1970 (Rodrigues, 2012). A pesquisa de Tanferri (2014) nos arquivos do ICA mostra que, em 1970, a organização buscava mudar a imagem dos arquivos, vistos como “depósito de papéis velhos” e destinados apenas ao “uso exclusivo de países ricos”.

Dessa forma, nos anos 1970, o então “comitê de automatização” do ICA solicita um estudo sobre normalização estabelecendo níveis, elementos e regras. Em 1984, é publicado o Dicionário de terminologia arquivística, com 503 verbetes, em inglês e francês, que teria uma nova edição ampliada em 1988. Nesse mesmo ano, de 4 a 7 de outubro, ocorre uma reunião em Ottawa, no Canadá, sob os auspícios do arquivo nacional desse país, com a seguinte pauta: 1) apresentação e uso de normas nacionais na descrição de arquivos; e 2) discussão sobre os aspectos teóricos e metodológicos. Entre as suas recomendações finais, a criação de um grupo de trabalho que deveria preparar o rascunho de normas para fundos arquivísticos. Em 1989, o grupo de especialistas, com apoio do ICA, reúne-se em Paris e publica uma “declaração de princípios” que deverão nortear as normas.

Quanto ao empreendimento do ICA em direção à criação de normas, a análise de Tanferri (2014, p. 68), segundo a qual “a elaboração de normas [...] confere um poder de jurisdição àquele que as edita e consegue se impor por meio de diferentes mecanismos de validação”, mostra que havia uma necessidade de a disciplina dispor de um instrumental de organização das informações que são próprias dos arquivos. Ainda segundo Tanferri,

o ICA, confrontado à FID e à Ifla e diante dos diretores desses programas [da Unesco], teve que fazer reconhecer o valor e o lugar dos arquivos, bem como a importância de financiamento específico. Esses projetos, portanto, exigiram um esforço de reelaboração do que são os arquivos. Eles propiciaram a criação de discursos explicativos específicos, destinados a explicar aos não especialistas que a natureza dos arquivos e, portanto, o tratamento arquivístico, não podem ser subsumidos à natureza dos documentos e aos tratamentos utilizados nas bibliotecas ou nos centros de documentação. (Tanferri, 2014, p. 67, tradução nossa)

A mesma autora nota que, por outro lado, esse trabalho em conjunto propiciou as primeiras iniciativas concretas, do ponto de vista intelectual, sobre o lugar das bibliotecas, arquivos e centros de documentação “na organização da informação necessária para o desenvolvimento cultural, científico e econômico de um país”. Tanferri aponta, igualmente, que sua pesquisa nos arquivos do ICA demonstrou que o fator essencial para que a organização se engajasse nos trabalhos sobre a normalização foi o “impulso para a padronização em geral” e no “âmbito da Unesco em especial”. Segundo ela, havia a concepção de que a padronização permitiria a “transparência dos processos, eliminaria as características locais da produção de informações e de sua gestão que poderiam demandar um esforço de compreensão pelos usuários, mas também impedir a interoperabilidade entre as máquinas” (Tanferri, 2014, p. 69).

Desde o final dos anos 1980, mais precisamente desde 1988, sob a liderança do ICA, caminhava-se rumo à criação de uma norma internacional de descrição arquivística, por meio, inicialmente, de uma grande pesquisa internacional sobre o que os demais países membros do ICA possuíam nesse domínio. Sobre esse aspecto, contudo, a pesquisa de Tanferri já citada aqui parece corroborar a ideia de que a base para a proposta das normas viria do Canadá, Reino Unido, França e Estados Unidos. Em setembro de 1990, o ICA cria uma comissão ad hoc sobre normas de descrição arquivística. Em outubro do mesmo ano ocorre uma primeira reunião da comissão na Alemanha, e um comitê de quatro pessoas, entre elas Michael Cook, redige o esboço de uma declaração de princípios. Em janeiro de 1992, em sessão plenária em Madri, adota-se oficialmente o texto dessa declaração sobre a descrição de arquivos e o projeto de texto da Norma Internacional de Descrição Arquivística – Isad(G), da sigla em inglês. Em setembro do mesmo ano, o XII Congresso Internacional de Arquivos, ocorrido em Montreal, no Canadá, aprova o texto inicial. Mas essa aprovação não foi simples, como relatado por Claire Sibille, e exigiu esforço para se chegar a um consenso:

O pré-projeto de norma Isad(G) encontrou uma forte oposição quando do Congresso Internacional de Arquivos em Montreal, em 1992. O ICA então demandou a participação de um arquivista australiano na comissão de normalização, a fim de que os pontos de vista divergentes pudessem ser representados. (Sibille, 2012)

Em 1993, numa reunião em Estocolmo, Suécia, a versão definitiva da Isad(G), incorporando as sugestões recebidas, é aprovada para divulgação e discussão internacional, com objetivo de revisar a norma. Em 2000, no XIV Congresso Internacional do ICA, em Sevilha, a versão final da Isad(G) foi aprovada. Concluía-se, dessa forma, um longo ciclo de debates e trocas iniciados, como vimos, nos anos 1980.9 A primeira década dos anos 2000 foi fecunda na produção de normas, na trilha aberta pelo processo que culminou com a aprovação da Isad(G). Assim, outras normas internacionais relacionadas aos arquivos foram aprovadas: Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias – Isaar (CPF), em 2003; Norma Internacional para Descrição de Funções (ISDF), em 2007; Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico (Isdiah), em 2008.

Uma nova norma para a descrição de documentos, intitulada Records in Context: modelo conceitual (RiC) vem sendo estudada desde 2012 por um grupo de especialistas (Egad, sigla para Expert Group on Description Archives) do ICA. Formado por membros de 15 países, o trabalho se baseia nos princípios arquivísticos. O grupo levou em consideração as críticas às práticas atuais, os modelos conceituais nacionais implementados ou em fase de experimentação; os modelos de comunidades de profissionais e as possibilidades oferecidas pelas tecnologias de comunicação recentes ou emergentes. O objetivo do RiC, segundo o ICA, é “conciliar e integrar as quatros normas de descrição existentes”, citadas anteriormente e, com base nelas, ir além. Assim, entre setembro de 2016 e julho de 2021 foram divulgadas versões do RiC, sendo que foram aguardados comentários da comunidade internacional de arquivistas até o dia 31 de janeiro de 2022.10 Não vamos nos deter aqui no RiC, mas remetemos ao excelente texto de Jean-Daniel Zeller (2019) sobre o assunto.

Finalmente, ao abordar a questão da organização do conhecimento em arquivologia, não se pode deixar de perguntar para quem os arquivos são organizados e preservados. No fundo, seria nos perguntarmos pela razão de ser dos arquivos. Como observamos precedentemente, confrontado com os avanços operados pela biblioteconomia e a documentação quanto aos movimentos de aproximação dessas duas disciplinas de seus usuários, o ICA se manifestara no sentido de mudar a imagem dos arquivos. O início dos anos 2000 apresenta-se como um período de intensificação das demandas de acesso aos arquivos, pela transparência e prestação de contas. Leis de acesso à informação são promulgadas em quase todo o mundo. Considerando que, apesar do avanço do direito de acesso à informação, restrições de acesso a documentos considerados sigilosos permanecem em todas as leis, o ICA publica um documento em 2014, intitulado Princípios de acesso aos arquivos: orientação técnica para gestão de arquivos com restrições (Conselho Internacional de Arquivos, 2014). Destacaremos a seguir os pontos do documento que se relacionam com a descrição e que deixam claro que mesmo os documentos ou informações aos quais se aplicam restrições legais devem ser descritos pelas instituições custodiadoras de arquivos, que tornam pública a existência dos arquivos, inclusive a de documentos fechados ao acesso. Elas informam, igualmente, a existência de restrições que afetam os arquivos, recomendando, ainda que se utilize o campo da Isad(G), “Condições de acesso”.

Nesse sentido, algumas iniciativas do ICA nos anos recentes têm posicionado a organização na defesa dos direitos humanos, colocando a questão do direito de acesso aos arquivos como um dos direitos humanos fundamentais. Assim, nos princípios contidos no documento do ICA que vamos referenciar em seguida é estabelecida uma relação entre a descrição e o acesso. Ao fazer isso, o ICA mobilizou a comunidade internacional de arquivistas e pesquisadores por meio da elaboração de diretrizes sobre o tema.

No documento intitulado Princípios básicos relativos ao papel dos arquivistas e gestores de documentos para a defesa dos direitos humanos, aprovado em setembro de 2016, parte-se da premissa segundo a qual “os arquivos são úteis para a defesa dos direitos humanos e um grande número desses documentos é essencial para garantir direitos e indenizações”. Uma variedade de tipologias documentais é apresentada.

O documento estabelece alguns princípios que devem nortear o fazer arquivístico. No princípio I.2, instituições e arquivistas devem impedir a destruição dos arquivos suscetíveis de conter elementos de prova da violação de direitos humanos ou de direito humanitário. No princípio I.4 (sobre a avaliação), os arquivistas devem considerar, nas suas decisões relativas à avaliação, a utilidade dos documentos para apoiar ou identificar uma reivindicação, para auxiliar na identificação de autores de violações de direitos humanos, para permitir a “identificação de pessoas que ocupavam posições nas quais poderiam ter se envolvido em violações dos direitos humanos”, “esclarecer os fatos que levaram à violação de direitos humanos”, “ajudar a elucidar o destino de pessoas desaparecidas, ou para capacitar os indivíduos a buscar compensação por violações passadas de direitos humanos”. No princípio II.7 (sobre o acesso e sua relação com a descrição arquivística), os arquivistas devem incluir na descrição de acervos arquivísticos “o máximo de informações que habilitem os usuários a compreender se o arquivo pode conter informação útil para se realizar uma reivindicação de direitos humanos, especialmente aquelas relativas às graves violações de direitos humanos, que ajudem a esclarecer o destino de pessoas desaparecidas ou que possibilitem aos indivíduos buscar compensação por violações de direitos humanos”. No princípio II.8 (sobre o arranjo dos arquivos e a descrição para o acesso), os arquivistas devem agir rapidamente para arranjar e descrever os arquivos “para assegurar acesso igual, justo e eficaz aos usuários, dando prioridade à organização e à descrição daqueles acervos arquivísticos que documentem graves violações de direitos humanos” (Conseil International des Archives, 2016, grifos nossos).

Considerações finais

Neste artigo apresentamos uma breve síntese sobre as práticas milenares de produção de documentos de natureza arquivística a partir do surgimento da escrita em diferentes regiões do mundo, recorrendo, para isso, a autores com vasto trabalho nesse tema. Com isso, buscamos mostrar as contribuições da arqueologia para que a disciplina arquivologia conheça as origens de suas práticas e saiba como, desde então, além da necessidade de registrar seus atos, a humanidade mantinha os registros organizados segundo certa lógica. As descobertas arqueológicas nos mostraram essa ordem, os depósitos e os responsáveis pela guarda dos registros. Constatou-se que as sociedades organizadas demandavam “arquivos”. Buscamos, ainda, demonstrar que essa materialidade dos arquivos é importante, pois é ela que nos transmite o conhecimento do que denominei de “pré-história” dos arquivos. Como nos informa Núñez Contreras, esses registros materiais nos “ensinam” sobre esse período. Buscamos reafirmar, se ainda preciso fosse, que os arquivos estão indissociavelmente ligados à escrita.

Conscientes do salto temporal e, certamente, dos limites disso, buscamos organizar nossa argumentação a partir do momento em que, pela primeira vez, no início do século XX, arquivistas e bibliotecários se reuniram, surgindo na pauta a questão dos instrumentos de pesquisa, mediadores essenciais entre os usuários e as informações contidas nos arquivos, e sinalizadores de que é preciso divulgar a maneira como se organiza o conhecimento arquivístico. Ilustrar com a passagem de Christine Nougaret sobre a existência desses instrumentos na Alta Idade Média nos pareceu apropriado.

Entre as funções arquivísticas que organizam os arquivos e buscam lhes dar alguma inteligibilidade, optamos por abordar a descrição arquivística e, por esse ângulo, destacar o papel do ICA como uma força centrípeta, agregadora e que, apesar de todas as ressalvas que possamos ter sobre sua atuação, soube congregar países das mais diferentes regiões do mundo, além de ter percebido o “ar do tempo”, as tendências internacionais, como bem lembrado por Didier Grange e Mylène Tanferri. Ainda que, como ressalta esta última, no caso da elaboração da Isad(G), tenha havido um núcleo de países na coordenação do processo, não impede que se reconheça a participação efetiva dos outros países, inclusive do Brasil, com representante do Arquivo Nacional. Apesar, igualmente, das críticas crescentes ao modelo de descrição que tenderia a ser excludente, como alerta Geoffrey Yeo, a Isad(G), por exemplo, contribuiu com muitos países em termos de orientações e balizamentos. Por outro lado, Claire Sibille nos mostrou que foi preciso construir um consenso, pelo ICA, para se aprovar o pré-projeto da norma. Portanto, a própria história da Isad(G) nos mostra a construção e elaboração do conhecimento em arquivologia.

Finalmente, destacamos que talvez nunca em sua história, desde 1948, o Conselho Internacional de Arquivos tenha sido tão ágil e atento às demandas e preocupações contemporâneas como ocorreu nesse século XXI, especialmente com relação ao tema dos direitos humanos, tendo concebido, elaborado e publicado, por meio de instrumentos que são próprios dos arquivos, diretrizes que incidem na organização, representação e acesso aos documentos relacionados aos direitos humanos.

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Recebido em 19/11/2021

Aprovado em 11/1/2022

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Notas

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